فواتير المورّدين مثال نموذجي على المهام التي تستنزف الوقت. فهي تصل بشتّى الصيغ، ويجب مطابقتها مع أوامر الشراء، ثم إدخالها يدويًا في نظام المحاسبة. وهي كذلك من أسرع العمليات التي تظهر فيها نتائج وكلاء الذكاء الاصطناعي.
مسار العمل خطوة بخطوة
- 01تصل الفاتورة بالبريد الإلكتروني، أو تُودَع في مجلد مشترك
- 02يقرؤها الوكيل، حتى لو كانت نسخة ممسوحة ضوئيًا، ويستخرج حقولها الأساسية
- 03يطابق الفاتورة مع أمر الشراء وسند التسليم
- 04يتحقّق من المبالغ، وضريبة القيمة المضافة، وبيانات المورّد
- 05يُنشئ القيد في نظام ERP لديكم، مثل Odoo أو Sage
- 06تُحال أي حالة غير اعتيادية إلى أحد أفراد فريقكم، مع شرح السبب
أين يبقى القرار بيد البشر
أنتم من يضع القواعد. فالمبالغ التي تتجاوز سقفًا محدّدًا، والمورّدون الجدد، وحالات عدم التطابق، تُحال دائمًا إلى فريقكم المالي للموافقة عليها. يُعدّ الوكيل العمل ويشرح ما توصّل إليه، أما القرار النهائي فيعود إلى شخص من فريقكم.
ما الذي يتغيّر في عمل الفريق المالي؟
بدلًا من إدخال البيانات يدويًا، يراجع الفريق الحالات الاستثنائية، ويكرّس وقته للتحليل وللعلاقات مع المورّدين. وتُعالَج الفواتير في يوم وصولها نفسه، مع أثر موثَّق كامل لكل عملية تحقّق.
ما يلزم للانطلاق
تحتاجون إلى ثلاثة أمور: صلاحية الوصول إلى صندوق البريد أو المجلد الذي تصل إليه الفواتير، وصلاحيات القراءة والتعديل في نظام ERP لديكم، وبضع مئات من الفواتير السابقة لإجراء الاختبارات. وتدخل معظم المشاريع من هذا النوع مرحلة التشغيل الفعلي في غضون أسابيع قليلة.
تتساءلون كيف سيبدو ذلك مع فواتيركم ونظام ERP لديكم؟ التشخيص المجاني هو أسرع طريقة لمعرفة الجواب.